Dlaczego warto wdrażać systemy zarządzania w firmie?

Niezależnie od tego jaki biznes prowadzisz, zapewne zdarzyło Ci się zapomnieć, że miałeś oddzwonić w istotnej sprawie, czy też zamówić brakujące materiały. Być może doświadczyłeś również sytuacji, w których nie byłeś w stanie opanować wszystkiego co działo się w Twojej firmie. Zapytania, telefony, wnioski, rozliczenia, realizacje projektów, utrzymanie produkcji...

W celu organizacji (i częściowej automatyzacji) pracy przedsiębiorstwa, tworzy się systemy ERP (ang. Enterprise Resource Planning - Zarządzanie Zasobami Firmy). W internecie znaleźć można wiele gotowych programów tego typu. Nie należy z góry odrzucać takiego oprogramowania, uważam jednak, że warto zastanowić się nad wykonaniem narzędzia, które będzie dostosowane pod działanie Twojego biznesu.

Jeśli obsługujesz dużą liczbę klientów, warto zastanowić się nad wprowadzeniem systemu, który ułatwiałby kontakt z nimi (CRM). Oprogramowanie powinno wtedy być odpowiedzialne za gromadzenie informacji o Twoich klientach oraz nawiązanych z nim kontaktach.

Ciekawym elementem, o który można rozbudować taki system, jest możliwość generowania ofert dla klientów  za pośrednictwem tego oprogramowania. Zapewne widziałeś nieudolnie przygotowane oferty z wielkich firm, gdzie każdy handlowiec przygotowuje je po swojemu, a jedyne założenie jest takie, aby oferta była sporządzona na papierze firmowym. Rozwiązanie takie daje również szereg innych ciekawych zastosowań. Można na przykład monitorować pracę handlowców na podstawie liczby wygenerowanych przez nich ofert. Można również w systemie zapisywać informacje o zamówieniach, a na tej podstawie wyliczać premie i prowizje dla sprzedawców. Możliwości kończą się w tym samym miejscu gdzie pomysły.

Oprogramowanie ERP stosuje się również podczas prowadzenia magazynu. W procesach produkcji bardzo istotne jest aby zachować dostępność materiałów. Zamiast pilnować ile mąki zostało, możesz "zatrudnić" w tym celu system, który wyśle Ci sms'a z listą zakupów, za każdym razem gdy stany magazynowe zaczną być na niebezpiecznie niskim poziomie.

Tylko po co to wszystko?

Celem budowy i wdrożenia systemów ERP jest zrzucenie z rąk pracowników pracy, która może zostać wykonana przez komputery. System taki pozwala na redukcję niektórych etatów (to rozwiązanie mimo wszystko odradzamy;-)) lub na skupieniu pracowników na pracy, która zaowocuje rozwojem firmy lub podniesieniem jakości świadczonych usług. W dobie automatyki i informatyzacji nie sposób przecenić przydatność tego typu oprogramowania.