Case study: Oprogramowanie dla biura rachunkowego

W ostatnim czasie zostaliśmy poproszeni o rozwiązanie problemów biura rachunkowego wielobranzowa.pl. Naszym celem było uproszczenie kontaktu z klientami. Czynności, które zajmowały najwięcej czasu to ciągłe odbieranie telefonów od klientów, chcących uzyskać informacje o wysokości podatków do zapłacenia, składek na zus oraz różnego rodzaju informacji rachunkowych. Również przygotowywanie informacji (pisanie SMS'ów, emaili) to czynności, które staraliśmy się uprościć.

Jak to zrobiliśmy?

Zaczęliśmy od wypicia pysznej kawy w biurze wielobranzowa.pl oraz serii kilku spotkań w celu zebrania informacji o istniejących problemach i czynnościach, które wymagają uproszczenia. Sprawę przeanalizowaliśmy również z perspektywy klienta - sami również korzystamy z usług biura rachunkowego. Następnie wykonaliśmy prototyp, który zawierał wizualny opis - naszym zdaniem - niezbędnych funkcji. Prototyp okazał się bardzo przydatny ponieważ podczas jego prezentacji, pracownicy biura rachunkowego mogli uzmysłowić sobie pracę z systemem - przez co zrodziło się kilka uwag oraz spostrzeżeń.

Po zaakceptowaniu prototypu rozpoczęliśmy prace związane z programowaniem systemu. Prace trwały około 3-4 tygodni. System pozwala na wprowadzanie informacji księgowych dla klientów biura. Każdy z klientów posiada również login oraz hasło. Zalogowanie pozwala na przeglądanie historii wpisów (oraz oznaczanie ich jako opłacone). Dodatkowo podczas umieszczania wpisów w systemie, informacje te przesyłane są email'em oraz sms'em do klientów.

Całość funkcji została przez nas pokryta testami automatycznymi - każda funkcja z osobna jest sprawdzana przez automatyczny system - dzięki temu jesteśmy pewni że wszystko funkcjonuje poprawnie. Zajeliśmy się również konfiguracją serwera dedykowanego, na którym zainstalowana jest aplikacja. Serwer pracuje w środowisku linux (debian). Dodatkowo dane zabezpieczone są przez system lustrzanego przechowywania danych na różnych dyskach (RAID). Zabezpiecza to przed awarią jednego z dysków.

Wszystkich poszukujących nowoczesnego biura rachunkowego zachęcamy do przetestowania jak w praktyce sprawdza się takie oprogramowanie.